Gäste-Kommunikation: Vorlagen, die dir jede Woche Stunden sparen

Fertige Nachrichtenvorlagen für jede Phase des Aufenthalts, von der Buchungsbestätigung bis zur Bewertungsanfrage nach dem Check-out.

Emil Dellert30. März 20262 Min. LesezeitAktualisiert 6. Juli 2026

Ein Gastgeber, der auf dem Handy eine Nachricht an einen Gast tippt

Gäste-Kommunikationsvorlagen sind vorgeschriebene Nachrichten, die du für jede Phase des Aufenthalts wiederverwendest, von der Buchungsbestätigung bis zur Bewertungsanfrage nach dem Check-out. Sie halten deine Antworten schnell und einheitlich, ohne roboterhaft zu klingen, und sparen kleinen Gastgebern jede Woche Stunden. Personalisiere die erste Zeile, passe den Ton je Plattform an und überprüfe sie quartalsweise.

Das Wichtigste

Eine Vorlage pro Phase: Buchungsbestätigung, Anreise-Infos, Check-in-Tag, Zwischencheck, Check-out-Erinnerung und Bewertungsanfrage.
Personalisiere die erste Zeile, damit eine Vorlage menschlich wirkt.
Passe den Ton je Plattform an: locker bei Airbnb, etwas formeller bei Booking.com.
Eine kurze Nachricht während des Aufenthalts verhindert oft negative Bewertungen.
Schick die Bewertungsanfrage ein bis zwei Stunden nach dem Check-out, solange das Erlebnis frisch ist.

Die Kommunikationsfalle

Die meisten kleinen Gastgeber verbringen weit mehr Zeit mit dem Tippen von Nachrichten, als ihnen bewusst ist. Hier eine kurze Check-in-Nachricht, dort eine Wegbeschreibung, dazu eine Anfrage zum späten Check-out, und es summiert sich schnell. Multipliziere das mit mehreren Unterkünften und ein paar Buchungen pro Woche, und du verbringst Stunden mit den gleichen Unterhaltungen.

Die Lösung ist nicht, weniger zu kommunizieren. Gäste lieben reaktionsschnelle Gastgeber. Die Lösung ist, die gleichen Nachrichten nicht jedes Mal von Grund auf neu zu schreiben.

Buchungsbestätigung

Schick diese direkt nach der Buchungsbestätigung:

Hi [Gastname], danke für deine Buchung bei [Unterkunftsname]. Wir freuen uns, dich vom [Check-in-Datum] bis [Check-out-Datum] bei uns zu haben. Ich schicke dir ein paar Tage vor deiner Anreise detaillierte Check-in-Infos. Melde dich in der Zwischenzeit gerne, wenn du Fragen hast. Bis bald.

Das setzt früh den Ton: professionell, freundlich und proaktiv.

Anreise-Infos (2 Tage vorher)

Hi [Gastname], es ist fast soweit. Hier sind deine Check-in-Details:

Adresse: [Vollständige Adresse]
Check-in-Zeit: ab [Uhrzeit]
Zugang: [Schlüsselbox-Code oder Smart-Lock-Anleitung]
WLAN: Netzwerk [Name], Passwort [Passwort]
Parken: [Anleitung]

Wenn du vor der Anreise noch etwas brauchst, melde dich einfach. Gute Reise.

Eine Person, die auf dem Handy Nachrichten checkt und sich auf die Reise vorbereitet

Check-in-Tag

Hi [Gastname], willkommen. Ich hoffe, die Anreise war angenehm. Bei [Unterkunftsname] sollte alles für dich bereit sein. Falls etwas nicht stimmt oder du Tipps für die Gegend brauchst, melde dich jederzeit. Genieß deinen Aufenthalt.

Halte es kurz. Der Gast ist gerade angekommen und möchte keinen Roman lesen.

Check-in während des Aufenthalts (bei 3+ Nächten)

Hi [Gastname], kurzes Hallo. Ich hoffe, du genießt deinen Aufenthalt bisher. Sag Bescheid, wenn ich etwas tun kann, um den Rest deines Trips noch besser zu machen.

Diese eine Nachricht kann negative Bewertungen verhindern. Die meisten Gäste, die ein Problem haben, erwähnen es nicht, solange man nicht fragt.

Check-out-Erinnerung (Tag vorher)

Hi [Gastname], eine freundliche Erinnerung, dass Check-out morgen um [Uhrzeit] ist. Bevor du gehst:

Bitte die Spülmaschine starten, falls du Geschirr benutzt hast
Benutzte Handtücher in die Badewanne legen
Sicherstellen, dass alle Fenster und Türen abgeschlossen sind

Danke für deinen Aufenthalt, es war uns eine Freude, dich als Gast zu haben.

Bewertungsanfrage nach dem Check-out

Hi [Gastname], danke für deinen Aufenthalt bei [Unterkunftsname]. Ich hoffe, du hattest eine tolle Zeit. Wenn dir der Aufenthalt gefallen hat, würde ich mich sehr über eine Bewertung freuen. Sie hilft anderen Reisenden, uns zu finden, und bedeutet kleinen Gastgebern wie mir sehr viel. Nochmals danke, und ich hoffe, dich irgendwann wieder begrüßen zu dürfen.

Schick das ein bis zwei Stunden nach dem Check-out, solange das Erlebnis noch frisch ist.

Ein gemütliches Ferienwohnungs-Wohnzimmer mit warmem Licht

Tipps für den effektiven Einsatz von Vorlagen

Personalisiere die erste Zeile. Selbst ein kleines Detail wie “Ich hoffe, der Flug aus Berlin war angenehm” lässt eine Vorlage menschlich wirken.
Passe den Ton je Plattform an. Airbnb-Gäste erwarten einen lockeren Ton. Booking.com-Gäste mögen es etwas formeller.
Speichere sie dort, wo du schnell drankommst. Notiz-App, Text-Baustein-Tool oder dein Verwaltungssystem.
Überprüfe und aktualisiere sie quartalsweise. Deine Unterkunft ändert sich und dein Prozess ändert sich, also sollten es deine Vorlagen auch.

Das Ziel ist nicht, robotisch zu klingen. Es ist, deine mentale Energie für die Teile des Gastgebens freizumachen, die wirklich deine Aufmerksamkeit brauchen.